Rutin Kreditering
Här hittar du hur vi arbetar med kreditering av servicefakturor.
SYFTE
Att beskriva flödet kring kreditering av servicefakturor.
AVGRÄNSNING
Denna rutin beskriver flödet hur en kreditering på service ska hanteras.
GENOMFÖRANDE KREDITERING
Vid fakturareklamation eller prisjustering skall utfärdaren lägga in ärendet i SharePoint och tilldela berörda parter inom organisationen för att slutföra ärendet.
1.1 Arbetsgång Utfärdare
Behov av kredit uppstår – Utfärdare skapar ett ärende i SharePoint.
Utfärdaren lägger in sitt namn i dokumentet och skriver in det servicelag krediteringen avser.
Fakturan som ska hanteras ska alltid bifogas, det är ett krav.
Skriv in den berörda kundensnamn och kundnummer.
Välj vilken krediteringstyp som skall utföras.
Belopp anges endast om det är en delkreditering eller prisjustering.
Orsak till kreditering – Beskriv orsaken till kreditering.
Är det en dispute? -Finns det en fakturatvist, förfallen faktura?
Då ska denna bockas i och Kundfaktura kommer få en notifiering när ärendet är hanterat att de kan släcka disputen.
Lägg in tilldelare. Om krediteringen ska godkännas av någon inom organisationen med annat kostnadsställe än servicelaget ska ärendet tilldelas till den personen (Tex en säljare eller servicechef). Annars tilldelas alltid SA.
Status ”Väntar på godkännande” väljs per automatik, tryck sedan på spara.
Arbetsgång SA
SA får ett mail att ett nytt ärende finns i SP.
SA kontrollerar att ärendet är fullständigt. Är allt komplett krediterar och omdebiterar SA. Fyller i infon som behövs (Kred SO osv) och väljer sedan status Avslutad.
Om ärendet inte är komplett, tilldelar SA utfärdaren och begär in mer information, samt lägger in status ofullständig. Har utfärdaren missat tilldela korrekt tilldelare för att godkänna ärendet hjälper SA till med detta.
Arbetsgång SA internkrediteringar/kreditering utan krediteringsunderlag
För uppföljningen skull ska SA vid internkrediteringar eller kreditering av nedan undantag lägga in dessa ärenden själva i SP.
1. Som Utfärdare lägger du ditt eget namn (gäller SA)
Välj vilken krediteringstyp som ska utföras
Belopp anges om det avser en delkreditering eller prisjustering
Orsak till kreditering – Beskriv orsak till krediteringen.
Vet vi om det är en dispute bockar SA i den rutan.
Bifoga mailet och fakturan ärendet SA fått.
Tilldela ärendet till dig själv (Gäller SA)
Öppna upp ärendet i SP och hantera ärendet.
Är det en internkreditering ska SA bocka i den, detta för att Kundfaktura ska få ett mail om att kreditering utförts. Bifoga internkrediteringen i ärendet.
Slutför ärendet.
För kreditering gällande interna kostnader. Tex 1SESE… eller 1WM.
Lägg in dig själv som utfärdare (Gäller SA)
Välj krediteringstyp
Välj kundnamn och kundnummer
Beskriv orsaken till varför vi ska kreditera
Lägg in krediteringskod
Bifoga mailet eller fakturan du fått.
När ska Intern kred bockas i?
Intern kred ska enbart bockas i av admin ifall fakturan ska kvittas internt. Inte annars. I dessa fall ska admin bifoga kreditfakturan innan ärendet avslutas.
Krediterar vi en garanti eller ett servicelag som blivit feldebiterat ska vi då alltså INTE klicka i ”internkred”
Undantag
Då kund önskar kreditering på grund av uppenbara interna felregistreringar krävs inget krediteringsunderlag. Exempel på sådana orsaker kan vara
Garantifrågor
Intern felkodning i M3
Fel typ av reskod inlagd av ST via T-Stream
Rabattfel
Förklaring av statusar
Väntar på godkännande – Väljs alltid vid ett nytt ärende.
Klar att kreditera – När ärendet är godkänt med annat kostställe ändras statusen av den person som tilldelats ärendet.
Ofullständig – SA skickar tillbaka ärendet till utfärdaren för komplettering.
Avslutad – Ärendet är krediterat, används endast av SA.
Utredning pågår – Används när tilldelaren inte godkänner ärendet, skickas tillbaka till utfärdaren för utredning.
Dokumentation
SharePoint Krediteringsunderlag
Frekvens
Dagligen