Hantera leverantörsfakturor
Vi har reparerat truck och köpt reservdelar som teknikern beställt. Vi hämtar uppgifter från leverantörsfakturan (Opto) och lägger in artikel+pris i vårt affärssystem (M3) för att det ska faktureras till kund.
Logga in i Opto
http://opto.toyota-industries.eu/index.aspx?NoAutoLogin=1
Användarnamn: SE……
Lösenord: xxxxxx
Gå till din egen postlåda
Börja med att öppna fakturan genom att dubbelklicka på den
Genom att markera raden för kontering så har ekonomi (på de flesta fall) konterat fakturan med rätt kostnadsställe/rätt serviceorder m.m.
Klicka på raden så får du de konteringsuppgifterna du behöver. Ta med dig SO-numret från fältet Projek/div till M3 (markera och kopiera). Om det inget står där, titta på fakturan och leta där, ett nummer som börjar på 10xxxxxx (8 siffror).
Öppna M3 som ligger på verktygsfältet, logga in
Öppna SOS660 genom att skriva SOS660 i lilla rutan högst upp till höger.
och klistra in SO-numret med två nollor framför. (Det kan vara gamla So nummer som har tre nollor framför)
I detta fall är det två stycken uppdrag. För att veta vilket som är det korrekta. Gå in och titta på första raden genom att markera raden och trycka enter. Kontrollera texten, stämmer den med texten på leverantörsfakturan i Opto? Om inte, gå tillbaka med F12 och titta på andra raden.
När rätt uppdrag är identifierat, markera det uppdrag som det gäller och tryck Ctrl 2.
På raden Felyttringstext, om det står “ZZ” framför tar du bort det och trycker sedan Enter (lämna resten av texten kvar!)
Antingen ska nu artikeln läggas in (b) eller bara priset om artikeln (a) redan finns.
Om det redan står ett Artikelnummer SE1PAL000007-rad som motsvarar det du har på fakturan, markera den och tryck Ctrl. 2 för att lägga in uppgifter i följande tre fält.
Kostpris = Vår nettopris, det vi får betala /styck (se tillbaka på leverantörsfakturan Opto)
Best kvt = Antal (se tillbaka på leverantörsfakturan Opto)
Förs pris = se påslagsmall
När ovanstående tre uppgifter är inlagda, tryck enter x 2 (kommer tillbaka till föregående sida där artikelraderna syns). Varje artikelrad på fakturan motsvarar en rad på SO:t, dvs gär samma sak för ev nästa artikel.
Lägga in en ny rad:
Rtp = 0
Artikel-ID = SE1PAL000007 (Reservdelar) eller SE1SER001 (Tjänster)
Best kv = 1 (antal)
Enter
Sedan samma process som a)
OBS! Om det står TMHSE xxx på betalaren så ska det vara internt och då lägger man ej något påslag på försäljningspriset.
När allt är upplagt backar man med F12 tills man kommer till första sidan.
FRAKTER
Om du står på första sidan:
Markera raden och tryck CTRL 11. Då kommer du till denna sida.
Ställ dig på “Avgift” rutan och skriv SE. Tryck sedan F4. Då kommer denna ruta upp
Välj det som passar. Ex.
Dubbelklicka på den raden. Klicka sedan CTRL 1
Fyll i det belopp som står på fakturan. Tryck ENTER
Backa med F12 då kommer du till första sidan.
Gå tillbaka till leverantörsfakturan i Opto och godkänn den genom att trycka på Godkänn.
Om fakturan inte är konterad, kontera först och godkänn sedan. Dvs, markera nedersta raden, klicka på Lägg till:
Kontering:
Konto = 4592
Kostnadsställe = se lista
Produktgrupp = PAOT
Status = PAR
Projekt/div = So-numret se fakturan
Godkänn sedan fakturan i opto