Registrering av försäkringsärenden i Sharepoint
En truckskada inkommer till Inkorgen.
Markera mailet med er färg och börja handlägg ärendet.
Läs igenom skadeanmälan. Saknas det information vänder du tillbaka mailet till kunden och ber om komplettering. Tex att det saknas aktuell förares körtillstånd samt förarbevis eller att information saknas i anmälan.
Kolla alltid att trucken är en Rental-, Korttid- eller Leasingtruck.
Öppna ett Nytt ärende i Försäkringsärenden
Fyll i följande
Dagens datum
Kundnamn
Kundnummer
Serienummer
Vilket servicelag trucken tillhör
Ärendetyp
SO-nummer (offert-nummer)
Reparationskostnad internt och extern (om det finns)
Bifoga alla dokument i SharePointen.
Sätt status på ärendet som OFULLSTÄNDIG om ärendet skall skickas vidare till LFÖ eller om komplettering behövs till skadeanmälan. Skriv in en kommentar i övrigt så nästa kan följa upp ärendet.
När skall ärendet skickas vidare till LFÖ?
Om skadan överstiger 50 000 kr och RV är över 50 000 kr skall offert/prisberäkning på fullt pris utan rabatt skickas till försäkringsbolaget. Skicka en offert om det finns eller arbetsrapport om arbetet är avslutat. Foton skall även skickas med på skadan.
När skall ärendet inte skickas vidare till LFÖ?
Om skadan understiger 30 000 kr. Teknikern bedömer själv om reparation ska utföras och reparation kan påbörjas omgående. Teknikern bör dock tänka på att en äldre truck kan ha ett mycket lågt restvärde och kanske bör skrotas snarare än lagas. Använd SO-nummer som skadenummer.
Är kostnaden (intern) mer än 30 000 kr och restvärdet på trucken under 50 000 kr ska LTR rådfrågas om det är värt att reparera trucken. Ställer vi frågan ska vi alltid kunna ge dem ett uppskattat internt kostpris (ej externa priset).
Är kostnaden (kundpris utan rabatt) för reparation under 50 000 kr men över 30 000 kr, ska LTR konsulteras gällande reparationen.
LTR behöver den interna kostnaden för reparationen (ej det externa priset) för att kunna ta ett beslut.
Sätt status på ärendet som KLART ATT FAKTURERA LTR om
Skadan är under 30 000 kr och all dokumentation är korrekt. Teknikern bedömer själv om reparation ska utföras och reparation kan påbörjas omgående. Teknikern bör dock tänka på att en äldre truck kan ha ett mycket lågt restvärde och kanske bör skrotas snarare än lagas.
När all information är på plats som tex skadenummer och ett beslut ifrån LFÖ eller vi har fått ett godkännande ifrån Rental om att reparera.
Om ärendet skall skickas till LFÖ görs det på följande adress:
fordonsskadorforetag@lfostgota.se
När svar kommer tillbaka från LFÖ med ett skadenummer lägger du in skadenumret i SharePointen och bifogar skadebrevet. Ser vi att serviceordern inte är avslutad/påbörjad ska tekniker/servicechef få en återkoppling att ärendet kan slutföras. Därför är det viktigt att vi följer upp ofullständiga truckskadorna som ligger.
Ändra status till KLAR ATT FAKTURERA LTR.
Undantag
Får vi in en skadeanmälan där trucken är så illa där ann att den inte är värd att reparera skall ett restvärde. Fråga Jossan om RV förutom all annan vanlig dokumentation skickas med till LFÖ. Om restvärdet är lågt behövs detta inte skickas till LFÖ. Då löser Rental och Sälj affären med kunden. Truck går tillbaka till Truckhuset.
Oftast finns det inget SO knutet till trucken när den är så illa där ann, då skall ärendet sättas i statusen FAKTURERAD LTR.
Finns det SO knutet med felsökning tex ska denna kostnad faktureras 1RSSE3100, vid fakturering av självrisk läggs detta pris med på fakturan.
I kommentarsfältet lägger ni in en text:
Tekniker varit där och felsökt för x :-. Debitera kund detta på självriskfakturan”
De flesta kunderna har Hel Trafikförsäkring, kunder med undantag från denna princip är:
Scania
ICA
Coop
Schenker
Komatsu
Flera ärendetyper
Om en skadeanmälan från kund innehåller både person- eller tredjepartskada och truckskada blir det ett gemensamt skadenummer. Däremot blir det två separata självrisker.
Den person som läser mailet först, oavsett avdelning, registrerar anmälan i SharePoint (väljer Flera ärendetyper), skickar in det till LFÖ och skickar om mailet till TMHSE SMB Försäkringsärenden forsakring@se.toyota-industries.eu med kommentar i ämnes raden vad som utförts och flyttar till korrekt undermapp.
När blir det inget försäkringsärende?
Om kostnaden för reparationen understiger 10 000 kr, ska ordern faktureras direkt till kund som en kundskada, eftersom kundens självrisk är 10 000 kr.